ארגונים משקיעים מאמץ וכסף רב בשמירה על נכסי המידע שלהם.
במרבית הארגונים, המידע שאינו מובנה – כגון מסמכי WORD, דואר אלקטרוני, מצגות וכדומה מהווה חלק ניכר ביותר מה- intellectual Property של הארגון. מידע זה, על פי מחקרים מהווה כ- 80% מכלל המידע בארגון.
אולם, פרטי מידע אלו נשמרים ומאוחסנים על פי רוב על המחשבים האישים של המשתמשים השונים ומקוטלגים על פי צורת עבודתו שלאותו משתמש קצה. כמו כן, קיימת בעיית זמינות כיוון שהמידע נאגר במספר מקורות מידע שונים. עובדות אלו ואחרות הופכות את תהליך אחזור המידע הארגוני לבלתי יעיל ואף במספר רב של מקרים לבלתי אפשרי כלל.
להלן מספר אתגרים הנובעים מחוסר שיתוף מידע ארגוני:
- מניעת השימוש בחומר רב ויקר ערך עקב היעדר מידע על קיומו
- הצורך בכתיבה מחודשת וחוזרת של חומר קיים היכולה אף לעשות על ידי מספר גורמים במקביל
- חוסר יכולת לשחזר מידע חיוני
- יעילות נמוכה של עובדים כפועל יוצא מחוסר שיתוף בקבצי עבודה
- ועוד...
המערכת מעניקה למשתמשיה יכולת תפעול ועבודה קלים ואינטואיטיביים ביותר.
היתרונות העיקריים של Doc Master:
- אינטגרציית MOSS 2007 – האינטגרציה המלאה והמושלמת לMOSS 2007, מאפשרת קליטה מהירה ושימוש מיידי במוצר (out of the box).
- סרגל ניווט ראשי - מכלול יחידות ופעילויות הארגון מרוכזות במקום אחד – ניווט לוגי על פי דרישות עסקיות.
- Site Tree -כל הפונקציונאליות והמידע מרוכזים בעץ הניווט הראשי. משתמש הקצה ומנהל המערכת כאחד, יכולים לבצע מכלול פעולות מה- Site Tree, כל הפקודות השימושיות ביותר (העתק, הדבק, גזור וכו') נעשות בקלות ובפשטות - בהקלקת עכבר בלבד.
- שילוב מלא: ל- Outlook 2007 ו- Office 2007